第10章启动过程组启动过程组是项目管理的开端就像一场旅行的出发仪式它定义了项目或新阶段并授权开始。本章主要包含两个过程制定项目章程和识别干系人。启动过程组概述目的协调各方干系人的期望与项目目的明确项目范围和目标商讨干系人如何参与。主要工作定义初步项目范围落实初步财务资源。识别干系人记录在干系人登记册。指派项目经理如果尚未安排。编制项目章程并获得批准项目正式立项。作用确保只有符合组织战略目标的项目才能被立项并认真考虑商业论证、项目效益和干系人。形象解释启动过程组就像给项目办“出生证明”明确项目存在的意义并告诉所有相关方干系人项目要做什么、谁负责、资源从哪里来。10.1 制定项目章程制定项目章程是编写一份正式批准项目并授权项目经理使用组织资源的文件。它就像项目的“出生证”或“授权令”。主要作用明确项目与组织战略目标之间的联系。确立项目的正式地位。展示组织对项目的承诺。开展时间仅开展一次或仅在项目预定义时开展。项目经理任命应在规划开始之前任命最好在制定项目章程时就任命。10.1.1 主要输入立项管理文件包括项目建议书、可行性研究报告、项目评估报告等。这些文件从业务视角说明项目的必要性和投资价值是制定章程的依据。注意项目经理不能修改这些文件但可以提出建议需定期审核。协议包括合同、谅解备忘录、服务水平协议等。为外部客户做项目时通常需要签订合同。项目章程用于内部合作合同用于外部合作。10.1.2 主要输出项目章程记录项目的高层级信息主要包括项目目的可测量的项目目标和成功标准高层级需求高层级项目描述、边界定义、主要可交付成果整体项目风险总体里程碑进度计划预先批准的财务资源关键干系人名单项目审批要求和退出标准委派的项目经理及其职责和职权发起人或其他批准人的姓名和职权项目章程确保干系人对主要可交付成果、里程碑和角色达成共识。示例书中给出了一个CRM软件开发项目的章程示例包括项目名称、里程碑、项目经理、立项依据、目标、预算、干系人签名等。假设日志记录整个项目生命周期中的所有假设条件和制约因素。在启动前就识别高层级的假设和制约如资源可用性、技术限制并纳入章程。后续随着项目推进还会记录更低层级的假设。10.2 识别干系人项目干系人是指受项目影响或能影响项目的个人或组织。识别干系人就是定期识别、分析和记录他们的利益、参与度、影响力和对项目成功的潜在影响。作用使项目团队能够对每个干系人给予适度关注。开展时间应根据需要在整个项目期间定期开展首次通常在编制章程之前或同时之后每个阶段开始时或出现重大变化时重复。形象解释识别干系人就像绘制一张“人际关系地图”知道谁关心项目、谁有权力、谁可能支持或反对。10.2.1 主要输入项目管理计划首次识别时不存在后续使用沟通管理计划了解干系人的沟通需求。干系人参与计划确定引导干系人参与的策略。项目文件后续阶段使用变更日志可能引入新干系人或改变关系。问题日志可能带来新干系人或改变参与类型。需求文件提供潜在干系人的信息。10.2.2 主要工具与技术数据收集问卷调查一对一调查、焦点小组等。头脑风暴包括头脑风暴和头脑写作用于收集创意和信息。数据分析干系人分析分析干系人的兴趣、权利、所有权、知识、贡献等。文件分析评估现有项目文件及以往项目的经验教训。数据表现干系人分类作用影响方格如权力/利益方格、权力/影响方格用于小型项目或简单关系。干系人立方体将权力、利益、影响等组合成三维模型更全面。凸显模型评估权力、紧迫性、合法性或邻近性用于复杂关系网络。影响方向分为向上高级管理层、向下团队成员、向外外部干系人、横向同级。优先级排序当干系人数量多、关系复杂时对干系人进行排序。10.2.3 主要输出干系人登记册记录已识别干系人的信息包括身份信息姓名、职位、地点、联系方式、角色。评估信息主要需求、期望、影响潜力、影响阶段。干系人分类按内部/外部、作用/影响、方向等分类。系统集成项目的常见干系人客户和用户、项目团队、项目发起人、资源或职能部门、供应商、其他相关组织如监管部门、审计部门等。书中以金融机构管理信息系统为例说明了可能涉及的多方干系人。10.3 启动过程组的重点工作10.3.1 项目启动会议项目启动会议是项目正式启动的工作会议由项目经理负责组织和召开标志着项目经理责权的正式公布。目的使各方干系人明确项目目标、范围、需求、背景及各自的职责与权限正式公布项目章程。五个工作步骤确定会议目标建立沟通、获得支持、达成共识等。会议准备审阅文件、召开准备会议、明确议题、编制初步计划、开发团队环境、准备材料。识别参会人员包括项目经理、项目发起人、高层领导、客户代表、资源部门负责人等。明确议题项目开发过程、产出物、资源、进度计划等。进行会议记录记录各方职责、承诺事项及会议决议作为跟踪依据和收尾总结参考。示例书中给出了一个项目启动会议的会议纪要示例包含项目名称、时间、地点、参会人员、会议决议等。10.3.2 关注价值和目标项目价值项目是组织创造价值的主要方式。价值包括有形货币资产、市场份额和无形商誉、品牌认知效益。项目目标在启动阶段需根据预期价值识别项目目标包括成果性目标和约束性目标。清晰的目标有助于后续规划和实施。商业价值PMI定义为从商业运作中获得的可量化净效益。在启动过程中商业分析将价值视为回报时间、资金、货物或无形回报。项目成果应为干系人带来效益。
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