【客户行业】生产制造业【问题类型】流程管理【客户背景】某大型生产企业是1995年成立的民营钢铁生产制造型企业是目前国内最具规模的、具有完全自主知识产权及先进研发能力的生产企业。现有职工近万人岗位类别分别为生产类、技术类、销售类、职能管理类等。近几年随着企业的不断发展、人数增加以往“重经营轻管理”的管理方式逐渐暴露出一些问题大家都感觉到企业出现了“大企业病”虽然是民营企业却感觉到效率低下、流程繁琐。比如在企业中虽然有具体工作流程但是往往是老板一句话就脱离了流程规定与制度性的规范脱节部门之间协作程度不高需要多个部门一起协作时往往需要多次催促或者领导施压才能完成在公司想办一件简单的事情都需要层层审批上报效率很低……这些问题对企业整体工作效率的提高有着很大的阻碍影响也令企业领导很头疼。经过企业高层领导商讨决定与人力资源管理咨询专家——华恒智信展开合作帮助企业改变现状脱离因为流程问题给企业带来效率降低的桎梏。【华恒智信分析解读】经过与该企业各层级管理人员的认真沟通交流华恒智信咨询师团队认为企业内部工作流程存在的问题主要体现在以下几个方面一、人治大于法治规范性不足通过调研了解到虽然公司目前有具体的工作流程但是与实际开展的工作脱节。比如公司内部的评奖评优原本有一套规范流程包括参选资格、评选标准、评选方法、公示结果等但在实际开展中往往由老板一人决定老板认为某个人表现优秀、工作努力就直接把奖励和荣誉给到某个人比较主观导致下次也不再按照评选流程来对其他员工缺少一定的公平性。久而久之大家对公司的规章制度不重视认为由老板一人决定导致制定的流程形式化、缺乏应用的规范性。二、部门合作困难横向协作程度偏低在一个团队中横向协作是高效实现组织目标和绩效提升的关键。在该企业中各部门之间的协作依赖于人与人之间的关系只要涉及多部门协作就需要不断催促甚至领导施压才能勉强完成。此外该企业分工过细一个事情的处理过程需要由多个部门合力完成运作的时间长、成本高信息在各部门流通时需要花费大量的时间和精力进行沟通、交流。每个部门都认为自己很忙对需要合力完成的事务可能不能优先处理。因此该企业内部部门之间横向合作十分困难协作程度偏低。三、工作往往需要层层汇报效率偏低通过调研了解到该企业的纵向层次过多导致机构臃肿办事效率低下一件很简单的业务需要层层上报。比如简单的临时采购事务需要部门先提交采购需求申请上报到行政部门行政部门需要上报给相关管理层管理层需要开会讨论将结果反馈给采购部门采购部门和行政部门沟通细节再进行采购在此过程中还需要和财务部门做好协调工作。过程中领导的时间被大量占用动不动就要找领导签字。简单的事情处理流程尚且如此繁琐何况较为复杂的事情。因此该企业的员工反映想要在公司做事很难需要层层上报审批比较麻烦工作效率很低。【华恒智信解决对策】一、在开展工作中逐步变人治为法治由于民营企业的现实问题突然变人治为法治比较困难在实施过程中也无法立竿见影。因此华恒智信建议该企业逐步开展规范化的法治工作。在日常的开展中提高沟通意识重要决策多进行开会决议对于公司制度已有的规范制度确保按照规定公正执行。华恒智信通过与领导沟通反馈大家的意见在领导的牵头作用下逐步建立规范化的流程体系保障公司稳定运行。二、固化工作协作的时间要求建立横向协作表针对该公司横向协作困难的问题华恒智信建议固化工作流程节点建立横向协作表。在开展工作时对需要多部门协作完成的事务进行梳理并规范完成时间比如报销业务各部门需要在采购后一周内把花费发票、收据等凭证上交给财务部门财务部门一周内完成报销业务。通过明确工作完成时间能够对各部门起到规范和约束作用提高协作效率。为了快速建立规范项目组建议各部门梳理建立横向协作表能够帮助各岗位清晰地了解每项工作的主要负责部门、协作部门、工作进度、完成情况、截止日期等。通过建立横向协作表约定协作事项的时间、标准、对接人能够提高协作效率。同时能够促进信息和资源的共享使工作能够高效完成。三、针对工作的紧要程度适当授权建立分级报备审批机制针对该公司纵向流程节点过多造成效率低下的问题华恒智信建议根据事务的重要程度不同适当授权。针对关键问题、紧要问题、关乎企业战略发展的重大问题要走正常的流程层层审批、管理者讨论决定针对一般事务变审批为告知。比如公司的正常工作安排、招聘计划的落实情况等可以由部门负责人直接信息告知老板即可不必等待签字决策对于一些简单问题的处理比如一定金额以内的办公用品的采购等可以直接授权给相关部门负责人由部门负责人全权决定。【华恒智信总结】流程管理是保证工作效率提高的关键只有将流程中的各个节点把握好才可以将工作做得更顺畅让人员的效率迅速提高。在本案例中该企业由于管理流程不合理引发一些问题比如实际工作与制定的规范脱节导致人治大于法治横向协作困难大部分依靠人和人之间的关系关系熟悉就乐于帮忙不熟悉就不断推迟进展纵向节点过多导致处理一件简单的事情需要层层审批上报效率极低。针对这些问题华恒智信建议加强沟通意识确保按照公司已有制度执行工作建立横向协作表把握工作完成时间根据事务的轻重缓急进行分类处理。完善工作流程从民主决议、节点把控、分权授权角度提高组织绩效。在二八原则的指导下对每一步关键点加以控制对非关键点灵活处理能够提高组织团队协作程度、工作效率并实现组织整体绩效提升的良好效果。
